1 Rekisterinpitäjä
Autosalpa Oy
Kaitilankatu 1
45130 Kouvola
2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Taru Hirvonen
markkinointi- ja viestintäpäällikkö
040 018 9942
taru.hirvonen(at)autosalpa.fi
3 Tietosuojavastaava
Tietosuojavastaavana Autosalpa Oy:ssä toimii
Veli-Matti Kalpa
kehityspäällikkö
040 075 5328
veli-matti.kalpa(at)autosalpa.fi
4 Rekisterin nimi
Autosalpa Klubilaisten asiakasrekisteri
5 Rekisterin julkisuus
Asiakasrekisterin tiedot on rajoitettu yrityksen tiedoiksi, ja rekisterinpitäjän määrittelemille valtuutetuille käyttäjille.
6 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käytetään asiakassuhteen hoitamiseen, tiedottamiseen, markkinointiin ja palveluiden kehittämiseen. Rekisteristä löytyvät niiden asiakkaiden tiedot, jotka täyttävät Autosalpa Klubin kanta-asiakkuuden kriteerit. Sähköiseen suoramarkkinointiin pyydetään erillinen suostumus.
7 Rekisterin tietosisältö
Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:
- etu- ja sukunimi
- henkilötunnus
- osoitetiedot
- puhelinnumero
- sähköpostiosoite
- suoramarkkinointikiellot
- auton merkki, malli, vuosimalli ja rekisterinumero
- myynti- ja huoltotiedot ja viimeinen katsastusajankohta
- Volvo-asiakasnumero (Volvo-asiakkaat)
- Autosalpa Klubi -jäsenyyden voimassaolo
8 Säännönmukaiset tietolähteet
Tietolähteet: asiakkaan ilmoittamat tiedot, Volvo Car Finland Oy Ab, Bassadone Automotive Nordic Oy, Nissan Nordic Europe Oy, Trafi ja Väestörekisterikeskus.
9 Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja luovutetaan säännönmukaisesti kohdassa kahdeksan mainituille autojen maahantuojille. Tietojen luovuttamisen lähtökohtana on asiakassuhteen hoito, tiedottaminen, markkinointi ja palveluiden kehittäminen. Lisäksi tietoja luovutetaan tarvittaessa rikostilanteiden, vahinkotilanteiden tai onnettomuustilanteiden selvittämiseksi viranomaisille.
10 Tietojen siirto kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle
Autosalpa Oy ei siirrä tietoja kolmansiin maihin tai kansainvälisille järjestöille.
11 Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteriä voivat tarkastella ja käsitellä vain ne Autosalpa Oy:n toimihenkilöt, joilla on henkilökohtainen tunnus ja salasana järjestelmään. Henkilökunnalla on vaitiolovelvollisuus kaikkia asiakastietoja koskevissa asioissa.
Tilat joissa käsitellään henkilötietoja, on suojattu asianmukaisella rakenteellisella suojauksella ja murtohälytysjärjestelmillä sekä riittävällä valvonnalla. Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa, joihin ulkopuolisten pääsy on kielletty. Tiedot hävitetään tietoturvaohjeen mukaisesti.
12 Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Lisäksi hänellä on riittävän tarkan ja yksilöidyn tarkastuspyynnön tehtyään oikeus saada tietoonsa itseään koskevat tiedot. Tarkastuspyyntö tulee osoittaa kirjallisesti ja allekirjoitettuna seuraavaan osoitteeseen:
Veli-Matti Kalpa
Autosalpa Oy
Kaitilankatu 1
45130 Kouvola
13 Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja poistamista
Rekisterinpitäjän on korjattava asianomaisen osoittama virheellinen tieto henkilötietorekisterissä. Rekisterinpitäjällä on myös omatoimisen toiminnan kautta velvoite tarkastaa tietojen asiallisuus ja ajantasaisuus rekisterissä. Rekisteröity voi myös vaatia rekisterinpitäjää poistamaan itseään koskevat tiedot rekisteristä. Tietosuojavastaava johtaa toimenpiteen käsittelyä.
14 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä, automaattista päätöksentekoa ja profilointia.
15 Rekisteröityjen informointi
Jokaista rekisteröityä informoidaan Autosalpa Klubin ehdoista ennen klubiin liittämistä. Lisäksi jokaista rekisteröityä informoidaan tietosuojaselosteen muodossa nettisivuilla. Kaikilta rekisteröidyiltä pyydetään nimenomainen suostumus sähköiseen suoramarkkinointiin sekä profilointiin lomakkeella.
16 Tietojen poistaminen ja säilytysaika
Autosalpa Klubin asiakasrekisteri päivitetään neljä kertaa vuodessa, jolloin rekisteristä poistuvat niiden rekisteröityjen tiedot, joilta ei löydy auton osto- tai huoltotapahtumaa 18 kuukauden sisällä. Nämä asiakkaat päivittyvät poistoajossa Autosalpa Oy:n asiakasrekisteriin.
Autosalpa poistaa rekisteristä asiakkaan tiedot myös, jos asianomainen itse lakiin perustuen vaatii poistamaan häntä koskevat tiedot. Tietoja ei kuitenkaan poisteta, jos laissa määrätään eri tavalla tai toimivaltainen viranomainen on käynnistänyt prosessin, joka edellyttää Autosalpaa säilyttämään tietoja tai muu taho on hakenut Suomen oikeudelta turvasuojaamispäätöstä tiedoille.
17 Rekisteriselosteen hyväksyntä
Rekisteriseloste on hyväksytty jatkuvana ja tarkastettu 11.8.2023